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幹事必見の10人以上のキャンプ、バーベキューの準備まとめ

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BBQ準備

 ベーベキューの幹事って大変ですよね。今回、泊まり18人、日帰りも合わせると21人のBBQとキャンプの幹事になり準備をしましたが、かなり大変でした。

 無事に終わりましたが、やっぱり早めの準備が必要だと思ったので、今回の準備のまとめを書いておこうと思います。

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【準備.1】人か場所で日程を決める

 最初にすることは、日程を決めることですが、その方法は2つあります。1つ目は人で日程を決める場合です。

 人数が少ない場合や、人数が多いけど核となる仲の良い人やどうしても気になるあの子に来てもらいたい場合には、いくつかの候補の日程をあげて日取りを調整していくと良いです。

 もう一つは場所で日程を決める方法です。どうしても行きたいキャンプ場がある場合や、どこの場所も空いてない場合にはキャンプ場の空いている日に合わせて日取りを決めるしかありません。

 これで、日程が決まると思います。

 

【準備.2】場所を決める

 最初に場所が決まっている場合は、次に進みますが、まだ場所が決まっていない場合は、場所を決めます。場所決めはいくつも考慮することがあります。

1.交通の便は良いか?
 参加してくれそうな人達が来やすい場所なのかを事前に調査します。今では、グーグルマップがあるので、自宅からどれくらいで到着するか事前に把握できるので、便利ですね。

2.目的にあった場所か?
 今回、ぼくが泊まったところは、静岡にある金山温泉というところでした(梅ケ島 金山温泉)。 ここに決めた一番の理由は、「大人数が入れる建物がある」というところです。毎回10人以上で泊まるのですが、1部屋であれば、夜に全員建物に入ってしまえばある程度うるさくても他の宿泊客に迷惑がかかりません。

 以前、2部屋に別れたときに、遅くまで外で話をしていた人が怒られました。そうならないために、大人数が入れる建物があることが第一条件でした。

 川で遊びたいグループなら、川の近くとか、花火をしたいなら、花火が出来る場所、温泉に入りたいなら、温泉がある場所、手ぶらでBBQがしたいなら設備が整っている場所など、こだわりたいところは様々だと思います。

3.空きがあるか?
 人気のあるところは、すぐに決まってしまいます。ちょっとでも気になれば、とりあえず希望の日程で空きがあるか確認しましょう。

 あとで人数が増えても良いように、場所の確保は最初に多めに抑えておくと安心です。その際には、いつまでならキャンセル料がかからないか、確認しておきましょう。


【準備.3】人数を確定する

  日程と場所が決まったら次は人数を確定させます。

 ポイントは

「とりあえずどんどん声かける」
「声かけた人にメール転送してもらって声かける」
「フェイスブックやLINEなどのツールを使って声をかける」
「必ず返信期限を入れる」
「参加、不参加の連絡は必ず幹事に直接言ってもらうようにする」
「返信期限までに予定がわからない人は、保留の連絡を入れてもらう」
「連絡がない人は不参加ということにする」

と、こんな感じで連絡を回します。なるべく大勢に声をかけるのは、「俺聞いてないよ〜」という人をなくすためです。 

 途中で、返信の催促をもらう場合には、メールの中に途中経過として、「出席◯◯と◯◯、連絡待ち◯◯と◯◯」というように、一斉メールの中に連絡が来ていない人の名前を入れると効果的です。これで、「返信していないのは、あいつと自分だけか!」とか思って急いで返信してくれる人もいます。


【準備.4】必要な道具を確認する

 参加するメンバーの中でアウトドアが好きそうな人に、どんな道具を持っているか確認します。またキャンプ場で必要な道具を借りることができるか、それはいくらなのかを確認します。キャンプ場に連絡すれば、あとは何を持ってくれば良いか教えてくれます。

 炭などはキャンプ場でも売ってますが、ホームセンターとかで買ったほうが安いですし、トングなどは100円ショップで売ってますが、キャンプ場で無料で借りられるなら、無駄なものは買う必要がないので、確認しましょう。

 必要なものは経費で買いましょう。

 

【準備.5】予算を決める

 場所と人数が決まれば、予算が決まってきます。

 まずは、施設の利用料金を人数で計算します。次に、一人あたりの買い出し予算を決めます。今回ぼくが計画したキャンプでは、食事、飲み物代として、泊まりの人は1人3,000円、日帰りの人は1人2,000円で計算しました。ただし、施設利用料にバーベキューに関する炭や道具などがすべて込みになっていたので、買ったのは純粋に食材と飲み物だけでした。

 せっかくみんなで集まるので、例えば3,000円が3,500円になるくらいなら文句は出ないと思うので、材料が残るよりは多めに買うために、少し多めに集めた方が良いと思います。飲み物なら余ればみんなで持って帰れますし。

 

【準備.6】バーベキューのメニューを決める

 次はバーベキューのメニューを決めます。一応全員に何か食べたい物があれば言ってもらうように伝えるのもいいですが、幹事の特権でもあるので、自分が好きなものを作るようにしましょう。

 また、メンバーによってメニュー構成を変えましょう。

 アルコール中心のグループは凝った料理を作っても、結局は酔っ払って肉が食べられればいいので、味付きの肉中心で良いですし、あまりお酒を飲まないグループならちょっと凝ったダッチオーブンを使った料理を作ってみても楽しいかもしれません。

 メニューが決まってきたら必要な食材を書き出していきましょう。

 

【準備.7】肉の量を決める

 肉の量は男性は1人当たり300g、女性は200gで計算すると調度良いと思います。若くてたくさん食べそうなメンバーならそこから増量させましょう。予算が少ない場合には焼きそばを買っておけば腹の足しになるので、おすすめです。

 

【準備.8】ビールの量を決める

 バーベキューと言えばビールですね。ビールの量はちょっと多めが良いと思います。一緒に行くメンバーがどれくらい飲むかを今までの思い出から計算してみましょう。

 今回のキャンプでは、昔同じメンバーで2リットル飲んで潰れたことがあったので、350ml缶を1人当たり5本で計算し、女性やお酒が弱そうな人で調整したのですが、結局は足りませんでした。

 ビールが足りないとしらけてしまうようなメンバーの場合は、幹事は怒られないように多めに買っておくと良いと思います。

 

【準備.9】買い出し

 買い出しはいつ行くかというのも大切です。事前に行く時間があれば事前に行くのが良いですが、前日に買い出しをしたら、肉など保冷が必要な材料を保管しておく場所が必要です。また、当日大量の買い出しを運ぶ手段も考えておきましょう。思ったより荷物が多くなってしまって、自分1人では運べない場合は、予め誰かに助けを頼んでおく必要があります。また、冷蔵物を運ぶクーラーボックスの手配も考えておきましょう。

 事前に買い出しをしておくと、当日の時間を有効に使えます。ですが、保冷用の氷だけは当日買うのが良いです。

 珍しいお酒、ホルモンやこだわりの肉、お取り寄せグルメなどその辺ではなかなか手に入らないものだけを先に買っておいて、それ以外を当日キャンプ場の近くのスーパーにみんなで集合して買い出しするのが一番スムーズだと思います。


【準備.10】ちょっとしたイベント

 予算に余裕があれば、花火などを準備していくと楽しいです。今回は、子ども用にちょっとだけの手持ち花火を買っていきました。

 また、暑かったらおいしいだろうと思って、事前に凍らせておいた氷とかき氷器を持って行きました。デザートにマシュマロを焼いて、チョコレートと一緒にビスケットに挟んで食べるとおいしいです。

 肉に飽きたら流しそうめんとかやりたかったのですが、ちょっと準備が大変そうですね。しかし、ちょっとしたイベントになりそうなものを持って行くと盛り上がります。

 

【当日】当日の注意

 お金は早めに、乾杯の前に集めましょう。事前に、料金表を作っておくと、自分が忙しいときに他の人に集金を任せられるので楽です。

 料金は事前にメールで連絡しておいて、おつりが無いように言っておくと集金が楽です。料金表と封筒とペンとバインダーがあると、集金作業が楽になります。

 

 以上が最近幹事をしたキャンプでの経験でした。

 当日までは意外と大変でしたが、終わってみると盛り上がってくれて達成感があり、またやってもいいかな〜なんて思ったりしました。

 きっちりと準備をしたつもりでしたが、当日にもトラブルがありました。

 子連れの友達の子どもが熱を出して、ドタキャンになりそうでしたが、熱をおして来てくれました。(何事もなくて本当に良かったです)交通事情のせいなのか、メンバーの性格なのか遅刻が多かったです。

 ビールが足りなくなって、勝手に買ってきた人がいました。最後の精算で予算が2,500円余ったので渡しましたが、追加で勝手に買われると予算オーバーします。飲み始めると、食べるのと飲むので忙しくなって、考えていたメニューのうち半分くらいしかできませんでした。主なトラブルとしては、これくらいだったので、まあ成功だったと思います。

 最後に、雨の場合の想定もしておきましょう。屋根があるのか、雨の場合は中止なのか。中止の場合の判断と連絡する時間など。意外と大変なので、大勢の場合は屋根付きが安心です。

 幹事さんは準備大変だと思いますが、みんなの夏の楽しい思い出のためにがんばってください!

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